一級建築士が部下に実践させている3つの約束

みなさんに部下はいますか?

 

経験年数や職位があがると必然的に部下に仕事を振る立場になりますよね。

仕事を振るといっても日常でやってることは単純だったりします。

 

マネージャの日常業務

・意図伝達
仕事を獲得して、その仕事をやらせる

・質疑応答
業務内容のQ &A

・チェック
上がってきた成果のチェック

・評価
成果が妥当かどうか

・報告
上司部下関係なく関係者に報告

 

まずこれだけやっていれば大体の仕事は流れていきます。

この流れがスムーズに行けば「いい仕事だった」振り返ることができることになるかと。

 

では、流れが悪い場合は何が良くないのか分析する必要がありますよね。

それは「意図伝達」と「質疑応答」が主な原因です。

いくらスペックが高くても、技術的な業務でも、仕上がりの最後は「コミュニケーションの良し悪し」に集約されると思います

 

そのコミュニケーションの中で、部下向けに焦点を当てた「一級建築士が部下に実践させている3つの約束」を本記事でまとめます。

 

会社規模や業務内容により部下がつかない職種や、新卒など社会人歴の短い方などにも十分参考にしていただける内容になりますので、ぜひ一読してください。

メモを残す、とるだけでは不十分

「メモをとる」と「メモ残す」は違います。

 

熱心にウンウンと聞いてくれる賢い部下がたくさんいます。

その手は動いてません、聞くだけ。

だいたい後から「なんでしたっけ」となります。

当たり前ですね、経験が少ないからどんどん新しいことを吸収するので、先に吸った水はすでに乾くか流れ出してます。

 

かたや、一生懸命メモを取る部下はほとんど聞いてきません。

これはこれで心配ですが、メモに対する疑問を聞いてくるといった質の高い質疑応答に繋がっています。

 

どの職種でも言えることですが、メモを取るということがその時の内容を忘れる事を防ぐことに効果的で重きを置きがちです。

 

しかし、そのメモが「業務マニュアルの補足版」または「オリジナル技術解説書」になるんだと意識してメモを取るとメモの質が向上します。

 

私の仕事は建築士なので、メモ=ラフスケッチという図の走り書きみたいなものなので、そのメモ自体を集めていくだけでオーダーメイドの技術解説書になっていきます。

 

「メモをとる」ことはすぐに実践できます。

すでに実践済みの方は、「メモを残す」という意識で取ってみて下さい。

 

前田裕二著の書籍「メモの魔力」においては、メモの魅力について満載です。

メモの魔力 The Magic of Memos (NewsPicks Book)|前田裕二

メモには無限の可能性があるな、それを体現した前田さんの書籍には説得力もあります。

一度読んでみることをお勧めします。

 

社内チェット活用

Eメールって便利ですね。

Eメールだけでも仕事が回るようになっています。

しかし全てEメールでは時間のロスが多い場合もあります。

Eメールはあくまでも開封してもらわないとダメですから。

 

一方、社内での意思決定や連絡は早ければ早い方がいい。

対外的な関係=Eメール

社内=チャット

このような連絡手段の構築が効率的です。

 

最近では社内向けのチャットを構築できるアプリケーションがどんどんリリースされています。

スラックやチームスなどです。

 

Slack(スラック)

https://slack.com/intl/ja-jp/

 

Microsoft Teams(チームス)

https://products.office.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

 

前置きが長くなりましたが、この社内チャットの積極的活用を部下に徹底させています。

私の会社ではMicrosoft Teamsによる社内連絡を行なっていますが、これが非常に快適!

 

Microsoft Teamsを導入して部下に次のルールを課しています。

Microsoft Teams運用ルール

・敬称不要

・挨拶不要

・お疲れ様など不要

・よろしくお願いします不要

・雑談あり

・絵文字やスタンプあり

・簡単な資料貼り付けあり、大きな容量の資料は格納先フォルダのアドレス貼り付け

 

これがプロジェクト単位で構成された複数人のチャットでシームレスで閲覧できます。

Eメールで後から確認するケースでは、「送受信を別々に遡る」という時間を消費していました。

よって、Microsoft Teamsは時間的にもプラスの効果を生み出しています。

タイムラインは業務連絡のやりとりが時系列で残りますので、内容をコピーし少しだけ編集で議事録作成にも役立てています。

 

20代社員はこのようなアプリケーションの使い方は私たちより熟知しています!

彼らの得意を生かした業務のやり方を提案と環境整備をしてあげるだけで、組織の生産性は圧倒的に向上しますよ!

 

電話は極力やめる

社内では代替ツールとして前述のチームスがあることが前提にあるので、出張先でも部下から電話は滅多に入りません。

 

社外に対してもEメールが基本ですが、重要事項で確認や反応を急いでいる場合は

「急ぎです。メールの確認お願いします。」

このような電話一本を入れるようにとメリハリをつけています。

 

時間を作る記事でも紹介しているので、詳細は関連記事から確認してほしいです。

会社員が時間を作る方法!副業するなら即実践!

 

とにかく電話というツールは、自分にもしくは相手に横槍を入れその人の作業を止めるという意識が必要です。

そこまでして伝えるべき事なら歓迎です。「よく電話してくださいました!」となります。

 

しかしダラダラと意味のない確認を何度もするなど長電話の人がいます。

相手の時間を奪っていることをもっと認識すべきです。

 

あなたも電話で時間を浪費することは本当にやめましょう。

 

ホリエモン著の書籍「捨て本」においても、不要なものは捨てるという思考が満載です。

捨て本|堀江貴文

ビジネスマンにとって、不要なものは何なのか本質的なものを解説してくれています。

一度読んでみることをお勧めします。

まとめ

この記事では、「一級建築士が部下に実践させている3つの約束」について書きました。

即実践できることを中心にまとめていきました。

メモはすぐにでも、明日にでも実践してみてください。今までのメモが意識を変えるだけで捨てるに捨てれなくなります。

SlackやMicrosoft Teamsについては導入にハードルがある会社もあると思います。

そんな時は個人間で簡潔に情報共有ができる手段に変えていくべきです。

しかし注意も必要で、情報漏洩の観点から、機密情報を個人間、例えばLINEでやり取りすべきでがありません。

「今日は〇〇時に帰社します」など軽い社内連絡程度に留めておきましょう。

 

 

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